Organização e Logística de Acervos Documentais

• Guardar documentos com o Sistema PC Global significa que seu acervo documental terá um profundo processo de estudo e organização que garante o controle e gerenciamento do ciclo de vida de cada documento;

• PC Global foi desenvolvido através de procedimentos onde os documentos são identificados pelo fluxo de informações de cada organização, passando por um processo de análise, classificação, triagem e indexação;

• PC Global oferece orientação quanto à metodologia de guarda, facilitando o arquivamento e consultas, assegurando a disponibilidade da informação e reduzindo o custo da administração de arquivos;

• PC Global utiliza a Tabela de Temporalidade que orienta seus clientes quanto à necessidade de guarda de documentos, segundo a legislação vigente

Custódia e Gestão de Caixas contendo Documentos

• Uma maneira precisa e segura para administrar documentos acondicionados em caixas.

• O PCFile é uma forma eficiente de garantir que suas caixas com documentos estejam totalmente protegidas e sejam facilmente acessíveis para revisão e modificação de seu conteúdo.

• Graças à especialização da Prado Chaves em Gestão de Documentos, suas caixas contendo documentos serão rastreadas e monitoradas com precisão, sem a necessidade de maiores investimentos de sua parte.

• A seu pedido, entregamos uma ou várias caixas em horário programado, no mesmo dia, ou em caráter de urgência por serviço expresso.

• Gerenciamento do Ciclo de Vida: à medida que a informação envelhece talvez você precise acessá-la com menor freqüência. Levando isso em conta, a Prado Chaves pode ajudá-lo a otimizar seus custos, com a transferência das caixas para um padrão de armazenagem diferente ou outro plano de serviço.

• À medida que a informação envelhece talvez você precise acessá-la com menor freqüência. Levando isso em conta, a Prado Chaves pode ajudá-lo a determinar a otimização de seus custos, com a transferência das caixas para um padrão de armazenagem diferente ou outro plano de serviço.

• Para possibilitar práticas ideais de retenção, podemos designar a cada uma das caixas uma data fornecida pelo cliente, para avaliação de expurgo, que confirmaremos através de um serviço de notificação.

São indicados especialmente para os documentos relacionados a operações financeiras, processos legais, consórcios e todos os demais documentos arquivados sob a forma de “dossiês” ou “prontuários”.

Contempla procedimentos de conferência, checagem, validação e “follow up” de processos padronizados.

A Prado Chaves desenvolveu as soluções MultiDoc e UniDoc de forma a garantir que nossos clientes controlem todo o processo de ciclo de vida de seus documentos assim como tenham a imediata disponibilidade de resgate com rapidez e eficiência.

O Centro de Documentação Prado Chaves é quem gerencia a manutenção e todos os procedimentos de arquivamento e recuperação.

A sofisticação e detalhamento dos procedimentos contemplam todo o ciclo de vida do documento de forma automatizada :

• Expurgo de documentos vencidos;

• Cópias de documentos;

• Aplicação do “Check List” de documentos recebidos;

• Controle do arquivamento;

• Controle de consulta.

As soluções UniDoc e MultiDoc são indicadas para as organizações que mantém média freqüência de consulta de documentos ativos.

São serviços de armazenagem e recuperação individual ou conjunta de documentos ativos, cadastrados e indexados por unidade (conjunto de documentos, pastas, prontuários, livros fiscais, etc.).

Permitem o atendimento da “Unidade Documental Cadastrada”, à parir dos documentos originais, cópias simples / autenticadas, ou por conversão em imagem digital encaminhada via e-mail / mail-box.

Gestão eletrônica de imagens documentais e "Hosting“ de Imagens

A recuperação do documento digital, via Internet, é realizada a qualquer momento, 24 horas por dia e 7 dias por semana.

PC WebImage é uma modalidade voltada para documentos vitais, com alta freqüência de consulta, que necessitem garantia de “backup”.

Os serviços de Gestão, Hospedagem e Acesso de documentos e informações pela Internet, permitem o estabelecimento de inúmeras chaves de pesquisa, pela conversão dos documentos em imagens, criando um Banco de Imagens do cliente hospedado nos servidores da Prado Chaves.

As diversas alternativas de conexão (linha privada, satélite, fibra ótica ou rádio), com redundância em termos de conectividade, garantem aos nossos clientes alto desempenho de acesso e disponibilidade.

A Prado Chaves oferece toda infra-estrutura e “know-how” para implementação das soluções, reduzindo os altos investimentos em equipamentos, suporte e gerenciamento de informações.

A solução PC WebImage é indicada especialmente para as organizações que necessitam de agilidade na disponibilização da informação na forma digital.

PC WebImage é a solução que se adequa às atividades de armazenagem e gerenciamento de seus arquivos digitais com absoluta segurança.

Custódia e Gestão de Mídias

A solução PCMídia é um serviço desenvolvido para a Custódia de Mídias sensíveis à umidade e temperatura (microformas de um modo geral, fotolitos, disquetes, fitas DAT e cartuchos de fita) com cadastramento e indexação individual ou em grupo.

A Prado Chaves detém conhecimento e equipe treinada para o gerenciamento, arquivamento, resgate e até validação de informações em mídias, garantindo a compatibilidade e a perfeita recuperação dos dados armazenados.

O resgate e transporte dessas mídias são realizados com a utilização de maletas especiais que evitam a ação de campos magnéticos.